नवीनतम समाचार और स्पॉटलाइट आइटम उनके प्रकाशन की तिथि से अंतिम तिथि दर्ज करने के बाद स्वचालित रूप से संग्रहीत किए जाएंगे। सभी समाचार/निविदाएं/नोटिस/घोषणाएं/प्रेस विज्ञप्तियां दी गई समाप्ति तिथि के बाद संग्रहीत की जाती हैं। वेब प्रबंधक द्वारा संबंधित विभाग से उचित अनुमोदन के साथ विवरण दर्ज करते समय समाप्ति तिथि दर्ज की जाती है।
आर्काइव से कोई भी आइटम वेब सूचना प्रबंधक या संबंधित प्राधिकरण (ईमेल के माध्यम से लिखित संचार) के अनुमोदन के बाद ही हटाया जाएगा। ऐसे आइटम, हालांकि संग्रह में दिखाई नहीं दे रहे हैं, सीएमएस डेटाबेस में बने रहते हैं और यदि आवश्यक हो तो डेटाबेस से एक्सेस किए जा सकते हैं।